Формы заявки на конкурс «Активное поколение» и РЕКОМЕНДАЦИИ по их заполнению.


Уважаемые коллеги!

Заявка для участия в конкурсе «Активное поколение» должна быть выполнена по специально разработанной для данного конкурса форме, которая состоит из следующих приложений:
Приложение A – Титульный лист заявки.
Приложение B – Описание проекта.
Приложение C – Календарный план реализации проекта.
Приложение D – Бюджет проекта. Комментарии к бюджету.
На основании информации, содержащейся в заявке, Экспертным советом будет принято решение о финансировании вашего проекта или об отказе в финансировании.

Заполняя данную форму, вы должны показать, что:
• хорошо знакомы с той проблемой, которую собираетесь решать в рамках проекта;
• четко представляете, что будете делать в рамках проекта, и сколько это будет стоить.
Ваша задача – доказать экспертам, что ваш проект является наиболее эффективным способом решения заявленной проблемы. Под проектом мы понимаем комплекс действий и/или мероприятий, связанных одной целью и задачами, направленный на достижение определенных результатов.
Ваша заявка должна быть логичной и понятной. Старайтесь избегать сложных умозаключений и специальной терминологии, которая известна только узкому кругу людей.
Лучший способ убедиться в том, что ваша заявка написана хорошо, – дать прочитать ее вашему соседу (человеку, не знакомому с вашей деятельностью)! Если он сможет пересказать вам то, что вы хотите сделать в рамках проекта, значит, у вас уже есть 50% успеха!

Далее приведены некоторые рекомендации по заполнению формы заявки.

Приложение А: Титульный лист заявки.
Пожалуйста, заполняйте данное приложение строго в соответствии с предложенной формой. Объём титульного листа не должен превышать 2 страниц.

Приложение B: Описание проекта.
Пожалуйста, обратите внимание, что при заполнении Приложения В, необходимо придерживаться предложенной в форме нумерации и отвечать на все поставленные вопросы.

1. Название проекта.
Название проекта может быть произвольным, на ваше усмотрение. Желательно, чтобы оно отражало суть проекта и не было слишком длинным.

2. Постановка проблемы.
• Вам необходимо показать, что заявленная проблема действительно существует. Не пытайтесь в ходе проекта решить все проблемы человечества. Нельзя сделать все для всех, но можно сделать кое-что для некоторых! Постарайтесь обозначить ту проблему, в решении которой ваша организация будет наиболее успешной.
• Покажите, что вы хорошо знакомы с проблемой, возможно, знаете ее лучше других. Подтверждением хорошего ознакомления с проблемой могут являться такие показатели, как наличие в Форме заявки каких-либо статистических данных, мнения компетентных организаций или авторитетных в этой области специалистов и иное.
• Постарайтесь ставить проблему с точки зрения тех, кому вы хотите помочь в ходе проекта.

3. Основные достижения (успехи) Вашей организации.
• Вам необходимо обосновать надежность Вашей организации, показать уровень компетентности в решении проблемы, заявленной в проекте. Почему именно Ваша организация способна эффективно реализовать заявленный проект. Каких успехов в этом направлении Вы добились?
• Пожалуйста, укажите, есть ли у вас опыт работы по проектам и опыт управления целевыми средствами.
• Если вы собираетесь выполнять проект в партнерстве с другой организацией, поясните, почему выбрали именно этого партнера для реализации проекта.

Если Вы подаете проект от инициативной группы
• Вам необходимо пояснить, как была создана ваша инициативная группа, что вас объединяет.
• Вам необходимо показать уровень компетентности в решении проблемы, заявленной в проекте. Почему именно ваша группа способна эффективно реализовать заявленный проект.
• Пожалуйста, укажите, есть ли у вашей группы опыт совместной работы по проектам.
• Если вы собираетесь выполнять проект в партнерстве с другой организацией, поясните, почему выбрали именно этого партнера для реализации проекта и какова его роль в проекте.

4. Цель проекта.
• В данном разделе укажите, чего вы хотите достичь (добиться) в ходе реализации данного проекта. Не путайте цель конкретного проекта с целью деятельности вашей организации. Они должны сочетаться, но при этом цель проекта гораздо более узкая и прикладная.
• Цель должна согласовываться с проблемой, указанной в п.2 Формы заявки, и быть четко сформулированной.
• «Улучшение материально-технической базы организации» НЕ может быть целью проекта.

5. Участники проекта.
• В данном разделе вам необходимо сформулировать, кто примет участие в реализации и управлении проектом, а также кто будет принимать участие в мероприятиях проекта.
• Кратко опишите компетенцию тех, кто будет реализовывать проект. Экспертам должно быть понятно, что у вас есть специалисты, способные осуществить запланированное.
• Опишите, кто станет участником запланированных мероприятий, какими способами вы будете привлекать их к участию в проекте.

6. Опишите вашу деятельность в ходе проекта.
• Помните, что ваша деятельность в ходе проекта должна быть направлена на решение только той проблемы, которую вы заявили в п.2 Формы заявки. Должна существовать четкая взаимосвязь между заявленной проблемой и той деятельностью, которая будет осуществляться в ходе реализации проекта. Если вы приобретаете оборудование, то его использование должно быть направлено на решение указанной в заявке проблемы, а механизм его использования должен быть отражен в этом пункте Формы заявки.
• Ваша деятельность в рамках проекта должна быть подробно прописана. Зачастую бывает так, что организация получает финансирование и тут выясняется, что она не знает, что с этим финансированием делать. Именно таких ситуаций нам хотелось бы избежать. В идеальном варианте из заявки должно быть видно, что вы знаете, что вы будете делать буквально каждый день в ходе реализации проекта.
• Укажите всю последовательность мероприятий, которые вы хотите осуществить в ходе реализации проекта с логической взаимосвязью каждого шага. Объясните, почему выбран именно такой набор мероприятий.
• Опишите, какова роль партнерской организации в реализации проекта.
• Укажите, какие специалисты будут привлечены для реализации проекта, их квалификацию и роль в проекте.
• Не пытайтесь искусственно «раздуть» вашу деятельность. Пропишите только ту работу, которую, на ваш взгляд, действительно необходимо провести. Не пытайтесь подстроиться под экспертов!

7. Ожидаемые результаты.
• Результаты проекта желательно представить в конкретных измеряемых показателях. Укажите как количественные результаты проекта (сколько проведено мероприятий по проекту, сколько человек приняло участие в каждом из мероприятий проекта и т.п.), так и качественные результаты (как изменилась ситуация в результате реализации проекта, какое влияние оказал проект на целевую группу и т. д.). На основании указанных вами результатов в дальнейшем, после реализации проекта, можно будет судить о том, насколько успешным он был.
• Результаты должны логически вытекать из тех мероприятий, той деятельности, которую вы указали в п.6 Формы заявки.
• Если предполагается распространение полученных результатов, опишите, в какой форме это будет сделано.

8. Дальнейшее развитие проекта.
• Подумайте, насколько вообще необходимо в дальнейшем продолжение вашего проекта? Некоторые проекты сами по себе носят разовый характер и не требуют продолжения в принципе.
• Помните, что в соответствии с условиями конкурса приоритет будет отдан проектам, имеющим долгосрочный эффект. Иными словами, нам интереснее поддерживать ту деятельность, которая будет продолжаться после того, как средства, полученные в данном конкурсе, закончатся. Однако это вовсе не означает, что проект, не имеющий дальнейшего продолжения, не будет профинансирован. В данном случае Экспертный совет будет руководствоваться принципом целесообразности.
• Если, на ваш взгляд, ваш проект необходимо продолжать в дальнейшем, и вы собираетесь это делать, то опишите:
- что и как вы будете делать;
- откуда вы возьмете средства на эту деятельность (пропишите только реальные источники).
• Если в ходе реализации проекта вы собираетесь приобретать оборудование, то опишите, каким образом вы планируете использовать это оборудование после окончания проекта.

Приложение C: Календарный план реализации проекта.
• Обязательно укажите, сколько вам потребуется времени на реализацию всего проекта и каждого из его элементов (мероприятий). Указывайте только реальные сроки, то есть так, чтобы, с одной стороны, вам хватило времени сделать то, что вы запланировали, а, с другой стороны, не было потери времени. Проект по конкурсу «Активное поколение» должен быть реализован в период с 16.06.14 по 27.02.15г. Вы можете самостоятельно определить сроки реализации вашего проекта, главное, чтобы они не превышали 9 месяцев, и проект был реализован в указанный период времени.
• Ниже приведен образец календарного плана. В разделе «вид деятельности» вы указываете мероприятие (деятельность), которое вы собираетесь осуществить, а в разделе «срок реализации» помечаете (крестиком или галочкой) тот месяц(-ы), в течение которого вы собираетесь проводить указанное мероприятие (деятельность). Таким образом, мы сможем понять, чем вы будете заняты на протяжении проекта.
• Обратите внимание, что в календарном плане вы должны указать все мероприятия, запланированные по проекту и описанные в пункте № 6 Приложения В.
Если продолжительность Вашего проекта составляет менее 4 месяцев часть столбцов календарного плана останутся незаполненными!

Приложение D: Бюджет.
При составлении бюджета проекта необходимо заполнить таблицу, выполненную в программе Excel (просим строго придерживаться заданного формата таблицы, не менять названия и ширину столбцов).
После таблицы необходимо дать подробные комментарии к бюджету с объяснением планируемых расходов.
Это один из самых важных разделов, он должен быть хорошо проработан и объяснен. Рекомендуем составлять бюджет совместно с бухгалтером.
Обратите внимание на установленные положением ограничения по видам расходов, которые могут быть внесены в бюджет.

• Бюджет должен быть расписан по видам расходов. Не завышайте стоимость того или иного товара или услуг, которое вы хотите приобрести в ходе проекта. Указывайте только реальную стоимость.
• Помните, что каждый рубль, заложенный в бюджете заявки, должен быть обоснован, а его расходование – целесообразно. К каждой цифре бюджета вы сами себе должны задать вопрос: насколько она необходима в данном проекте? Нельзя ли ее уменьшить, не навредив проекту в целом?
• В бюджет включается следующая информация: общая стоимость проекта и запрашиваемое финансирование.
• Сумма в графе ЗАПРАШИВАЕМОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ не может превышать максимальной суммы финансирования проекта, указанной в положении о конкурсе.
ВНИМАНИЕ!
• Основные проектные расходы – это расходы, которые необходимы для организации мероприятий в рамках проекта (аренда помещения для проведения мероприятий, раздаточные материалы для семинаров, круглых столов и т.п., гонорар привлеченным на мероприятия специалистам, расходные материалы, издательские расходы, и др.) – могут составлять 80% и больше от бюджета проекта;
• Административные расходы – это расходы, которые несет организация в связи с реализацией данного проекта (аренда офиса, оплата коммунальных платежей, банковские расходы, почтовые расходы, телефон, интернет, офисные канцелярские расходы, расходы на заработную плату руководителя и бухгалтера организации, а также менеджера данного проекта, включая НДФЛ и налоги с ФОТ и др.) – могут составлять не больше 20% от бюджета проекта;
• Данные расходы должны быть осуществлены строго после поступления средств на расчетный счет организации/учреждения.
• При составлении бюджета старайтесь не ориентироваться на ложное в данном случае утверждение: «Больше попросишь – больше дадут».

Комментарии к бюджету
В этом разделе вы должны как можно более подробно прокомментировать каждый вид расхода, объяснив, чем вызвано приобретение данного товара в указанном количестве.
Если вы приобретаете оборудование, поясните, почему оно является необходимым и чем обоснован ваш выбор.
Помните! Отсутствие комментариев к бюджету может быть основанием для отклонения проекта!
Пример:
1. Развивающие игры
Будут приобретены следующие игры (перечислить названия, количество и стоимость каждой игры). Игры будут использованы для проведения занятий с детьми в рамках работы …….кружка.
2. Тренажер: беговая дорожка
Приобретается для проведения спортивных занятий с детьми, направленных на …
3. Канцелярские товары
Для обеспечения работы кружка «Рисуем вместе» будет приобретены следующие канцелярские товары:
Альбом для рисования – 20шт, гуашь – 20 коробок …….
и т.д.

Требования к оформлению заявки:
• Заявка должна включать все предусмотренные Формой заявки приложения (A; B; C;), которые заполняются в программе Word, приложение D заполняется в Excel. Необходимо строго придерживаться предложенного формата приложений.
• Ответы в Приложении В предоставляются последовательно, сохраняя нумерацию и формулировку вопросов.
• Каждый лист заявки заполняется без оборота.
• Нумеруйте, пожалуйста, листы заявки.
• Заявка должна быть представлена на бумажном носителе в формате А4 (1 экземпляр) и в электронном виде (на любом электронном носителе). Все дополнительные документы и материалы, приложенные к заявке, предоставляются только на бумажном носителе.
• Организатор Конкурса оставляет за собой право затребовать у организации/инициативной группы дополнительные документы в случае необходимости.
• Расходы, связанные с подготовкой и представлением заявок несут участники конкурса.
• Заявки на конкурс принимаются до 17 часов 12 мая 2014 г.
• Заявки, подготовленные в соответствии с требованиями Положения о конкурсе, предоставляются заявителем лично, почтой или курьером СТРОГО в офис НКО-координатора конкурса по каждой территории.

Контактное лицо
Сыктывкар и республики Коми Галина Князева НКО-координатор: Региональное общественное движение «Коренные женщины Республики Коми
Адрес: 167000 г. Сыктывкар, ул. Бабушкина, 31
Часы работы: с 9:00 до 18:00. Выходные дни: суббота, воскресенье
E-mail: gknyazeva@mail.ru
Тел.: 8 (912) 867-27-80; 8 (821) 21-68-20
• Заявки, представленные позже указанного срока, к участию в конкурсе не допускаются.
• Заявки, заполненные от руки, отправленные по факсу или по электронной почте, а также заявки, выполненные без соблюдения требований или включающие не полный комплект документов, к участию в конкурсе не допускаются.
Все материалы и копии документов, поданные на конкурс, не рецензируются и возврату не подлежат.
Всю информацию о конкурсе можно получить у НКО-координатора.

К заявке необходимо приложить следующие документы:
• Копия Устава (заверенная подписью руководителя и печатью организации).
• Копия Свидетельства о регистрации организации (заверенная подписью руководителя и печатью организации).
• Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации (заверенная подписью руководителя и печатью организации).
• Документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (выписка из протокола общего собрания о выборе руководителя организации либо копию приказа о назначении руководителя на должность, либо копию доверенности, выданную на имя руководителя, заверенную подписью руководителя и печатью организации).
• Справку из банка о наличии расчетного счета с указанием лиц, имеющих право подписи.
• Письма поддержки, рекомендательные письма (если имеются).
• Другие документы, подтверждающие опыт организации, исполнителей или значимость проекта (данные документы к представлению не обязательны).
• Заявления исполнителей проекта о согласии на обработку персональных данных.

Удачи и успехов Вам!
Скачать формы заявки